Documento electrónico

Presentan información elaborada y/o procesada electrónicamente, por procedimientos informáticos, en forma legible por ordenador.

Documento electrónico es también la transposición a un soporte informático de cualquier tipo de información, textual, sonora, fotográfica, audiovisual, contenida tradicionalmente en otros soportes.

Características

*Es capaz de almacenar información tanto en forma de texto, imágenes diagramas etc.

*Se opera desde un ordenador o pc

*No tiene límite de caracteres.

*Es virtual

*Optimiza los recursos de recuperación de la información en cuanto formato y tiempo

*Eficacia de realizar transacciones en la información

*Facilita el proceso del texto y da recuperación de respaldo a la información

*El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta dado por el individuo almacenado en el equipo de computo

Tipos de documentos electronicos

     Los documentos pueden clasificarse de muy diversas formas, dependiendo del punto de vista que se adopte. En la Biblioteca y en función de su contenido, los principales documentos que podemos encontrar son:

      Libros: Publicaciones no periódicas. Su contenido puede ser muy variado y pueden presentarse en uno o varios volúmenes.

      Publicaciones periódicas: Cualquier publicación que aparece por entregas sucesivas sin limitación previa respecto a su duración y, en general, con una periodicidad dada. En general se las denomina revistas, pero cuando la periodicidad es diaria, se les llama diarios.

      Documentación de congresos: Acostumbran a presentarse con la denominación de actas (Proceedings, en inglés) y recogen las aportaciones de la comunidad técnico-científica sobre un tema específico.

      Tesis: Documento que recoge el resultado de un trabajo original y sometido al control de una institución universitaria en vistas a la obtención de un título o diploma en esta Institución.

      Bibliografías: Describen y clasifican referencias de documentos con el fin de darlos a conocer y hacerlos accesibles para facilitar el trabajo intelectual.

      Catálogos: Son colecciones de registros bibliográficos de diferentes documentos: Libros, revistas, vídeos, mapas, etc… Es un instrumento que nos permite identificar y localizar documentos ya que, a diferencia de las bibliografías, se caracterizan por indicar la localización del documento original.

      Bases de datos: Es un conjunto de datos homogéneos, ordenados de una forma determinada, que se presenta normalmente en forma legible por ordenador, y se refieren a una materia concreta, organización o asunto. Permite al investigador una búsqueda exhaustiva y son de fácil actualización. Actualmente son la mayor fuente de referencias de trabajos científicos (generalmente de revistas) y se han convertido en las fuentes de información secundarias por excelencia.

      Repertorios: Colección o recopilación de obras, datos, preceptos o reglas sobre una temática determinada.

Uso de un documento electrónico

La digitalización de documentos pone al alcance de los usuarios, de forma rápida, fácil, seguro y económico.

Para entender mejor la necesidad de los documentos electrónicos podemos poner como ejemplo a un centro de salud. Llega un paciente en una urgencia y es necesario administrarle penicilina, una sustancia a la cual muchas personas son alérgicas.

La situación es desesperada y gracias a que su historia clínica estaba disponible en formato digital, los médicos le pudieron salvar la vida inyectando el medicamento justo, al instante.

Desventajas de un documento electrónic

·         Es necesario depurar los archivos frecuentemente, con la consecuente pérdida de tiempo que eso genera.

·         Desgaste y riesgos de rotura o pérdida por la manipulación.

·         Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos,

·         Retraso en firmas y autorizaciones,

·         Muchas veces el trabajo se tiene que hacer por duplicado, en caso de necesitar más de una copia de cada documento, con lo cual se genera una enorme pérdida de tiempo.

·         Falta de seguridad y confiabilidad; el acceso de muchas personas a los archivos permite que se hagan cambios sin permiso o que los datos guardados sean alterados.

Ventajas

·         Elimina el extravío de documentos.

·         Permite un rápido y fácil acceso a la información.

·         Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos

·         Controla el acceso a la información por niveles de seguridad.

·         Firmas digitales.

·         Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos mediante búsqueda entre los archivos.

·         Índices de búsqueda de la información.

·         Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.).

·         Resguarda la documentación.

·         Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o almacenado en una máquina.

·        

Características del soporte material

En cuanto a la naturaleza de los documentos pueden ser textuales y no textuales.

Textuales: son los documentos que contienen información escrita sobre el soporte que es papel.

No textuales: son los documentos que aunque pueden contener información escrita, sin embargo lo más importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel porque están hechos para verse, oírse y manipularse.

Características de un documento textual

1.- EDICIÓN: Quiere decir que se le pueden hacer cambios necesarios en el momento que se desee.

2.- LÍMITE DE CAPACIDAD: No tienen ya que su longitud es según de lo que trate su contenido.

3.- SEGURIDAD: Pueden asignarse contraseñas a los documentos que se desee para que solo el usuario pueda tener acceso a esa información.

4.- COPIAS DE SEGURIDAD: Ayuda para respaldar varias veces la misma información evitando pérdidas por cualquier causa.

5.- NO OCUPAN DEMASIADO ESPACIO FÍSICO: Ya que si no se requiere no se imprime y el espacio ocupado en el equipo es mínimo.

6.- METADATOS: O también llamados sobre datos, son datos que describen otros datos.

7.- HIPERTEXTO: La forma más habitual de un hipertexto son los hipervínculos que van a otros documentos con información relevante sobre ese tema.

Se conoce como resguardo a la custodia o preservación que se hace de algo. La idea de información, por su parte, se refiere a los conocimientos que existen sobre un tema o de los que dispone una persona.

MACRO

Es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de manera secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecución. Dicho de otra manera, una macroinstrucción es una instrucción compleja, formada por otras instrucciones más sencillas. Esto permite la automatización de tareas repetitivas.

Las macros tienden a almacenarse en el ámbito del propio programa que las utiliza y se ejecutan pulsando una combinación especial de teclas o un botón especialmente creado y asignado para tal efecto.

La diferencia entre una macroinstrucción y un programa es que en las macroinstrucciones la ejecución es secuencial y no existe otro concepto del flujo de programa.

on un grupo de instrucciones que se ejecutan secuencialmente y se utilizan para economizar tareas. Una macro no es más que un conjunto de instrucciones (tales como «borrar archivo», «añadir registro», etc.), y que se almacenan en una ubicación especial. Por ejemplo, en Microsoft Access se observa que hay una zona para crear macros. Una macro en Access trabajando para una base de datos podría ser un archivo que, al llamarse desde otra instrucción, borrara los registros de un cliente o accionista, luego borrara ciertos registros en otras tablas.

Excel tiene incorporado el editor de VBA, se pueden crear macros con la grabadora de macros o escribiendo directamente los códigos en el Editor de VBA, esta última opción es más potente, ya que la grabadora de macros se limita a grabar cosas repetitivas que se hacen con el teclado, en cambio al escribir el código nos permite hacer otras cosas conviertiendo a Excel en una aplicación super potente al permitir programar macros mediante vba.

PROGRAMAS PARA RECUPERAR INFORMACION

1. Pandora Recovery.

Es una aplicación gratuita de uso muy intuitivo. Permita ver todos los archivos que se han borrado recientemente y que aún se pueden recuperar; además puede salvar aquellos ficheros que están cifrados y comprimidos. 

2. Recuva

. 

 

Funciona muy similar a Pandora, aunque visualmente es un programa más agradable a la vista. Los usuarios menos experimentados se sentirán más cómodos usándola, por lo que es de las aplicaciones gratuitas más utilizadas y recomendadas actualmente.[/b] 

3. Undelete Plus

 

Este programa es mucho más específico que los anteriores, pero igualmente efectivo. Posee una funcionalidad llamada Photo SmartScan, la cual permite recuperar las imágenes que se han borrado recientemente. Es rápido y además permite recuperar archivos tanto de nuestro disco duro como de una memoria USB o cualquier otra tarjeta de memoria. 

4. Restoration.

 

Al igual que el anterior, permite recuperar imágenes eliminadas accidentalmente de una tarjeta de memoria, pero también ofrece, para aquellos interesados en asegurarse de que un archivo se ha borrado para siempre, eliminar ficheros sin dejar rastro alguno y sin necesidad de formatear el disco. 

5. TOKIWA Data Recovery.

 

Es una aplicación de tamaño pequeño, lo que le permite portarse en una memoria USB. Su interfaz es tan básica como la del programa Pandora, pero es igual de funcional, agregando que su portabilidad bien te podría servir hasta para ayudar a un amigo en apuros. 

6. EASEUS Data Recovery Wizard Free Edition.

 

Aplicación gratuita con límite de 1 GB en archivos recuperados. Permite rescatar información incluso después de haber eliminado la tabla de particiones. 

7. PC-Inspector File Recovery.

Lo interesante de esta aplicación es que permite restaurar archivos incluso si la FAT (tabla de archivos) ha sido borrada o dañada. Además ofrece salvar archivos perdidos dentro de unidades de red. 

8. NTFS Reader.

Para aquellos que gustan de trabajar en el ambiente MS-DOS, esta es la aplicación ideal; se puede acceder a dispositivos NTFS y copiar archivos recuperados a unidades FAT. Para utilizarlo es necesario copiar el software a un diskette y cargar el sistema desde esa unidad, como en la vieja escuela. 

9. Glary UnDelete.

 

Posee también compatibilidad con unidades NTFS, FAT y EFS, así como extraíbles. Se pueden filtrar los resultados por nombre de archivo, fecha, tamaño o posibilidad de recuperación total. 

Tipos de Dispositivos de Almacenamiento

Memorias:

• Memoria ROM: Esta memoria es sólo de lectura, y sirve para almacenar el programa básico de iniciación, instalado desde fábrica. Este programa entra en función en cuanto es encendida la computadora y su primer función es la de reconocer los dispositivos, (incluyendo memoria de trabajo), dispositivos.

• Memoria RAM: Esta es la denominada memoria de acceso aleatorio o sea, como puede leerse también puede escribirse en ella, tiene la característica de ser volátil, esto es, que sólo opera mientras esté encendida la computadora. En ella son almacenadas tanto las instrucciones que necesita ejecutar el microprocesador como los datos que introducimos y deseamos procesar, así como los resultados obtenidos de esto.

• Memorias Auxiliares: Por las características propias del uso de la memoria ROM y el manejo de la RAM, existen varios medios de almacenamiento de información, entre los más comunes se encuentran: El disco duro, El Disquete o Disco Flexible, etc...

Medidas de Almacenamiento de la Información

Byte: unidad de información que consta de 8 bits; en procesamiento informático y almacenamiento, el equivalente a un único carácter, como puede ser una letra, un número o un signo de puntuación. 

Kilobyte (Kb): Equivale a 1.024 bytes.

Megabyte (Mb): Un millón de bytes o 1.048.576 bytes.

Gigabyte (Gb): Equivale a mil millones de bytes. 

Dispositivos Magnéticos

• Cinta Magnética: Esta formada por una cinta de material plástico recubierta de material ferromagnético, sobre dicha cinta se registran los caracteres en formas de combinaciones de puntos, sobre pistas paralelas al eje longitudinal de la cinta. Estas cintas son soporte de tipo secuencial, esto supone un inconveniente puesto que para acceder a una información determinada se hace necesario leer todas las que le preceden, con la consiguiente perdida de tiempo. [2]
• Tambores Magnéticos: Están formados por cilindros con material magnético capaz de retener información, Esta se graba y lee mediante un cabezal cuyo brazo se mueve en la dirección del eje de giro del tambor. El acceso a la información es directo y no secuencial. (Ver anexo 1)
• Disco Duro: Son en la actualidad el principal subsistema de almacenamiento de información en los sistemas informáticos. Es un dispositivo encargado de almacenar información de forma persistente en un ordenador, es considerado el sistema de almacenamiento más importante del computador y en él se guardan los archivos de los programas. (Ver anexo 2)

• Disquette o Disco flexible: Un disco flexible o también disquette (en inglés floppy disk), es un tipo de dispositivo de almacenamiento de datos formado por una pieza circular de un material magnético que permite la grabación y lectura de datos, fino y flexible (de ahí su denominación) encerrado en una carcasa fina cuadrada o rectangular de plástico. Los discos, usados usualmente son los de 3 ½ o 5 ¼ pulgadas, utilizados en ordenadores o computadoras personales, aunque actualmente los discos de 5 ¼ pulgadas están en desuso. (Ver anexos 3 y 4)

Dispositivos Ópticos

• El CD-R: es un disco compacto de 650 MB de capacidad que puede ser leído cuantas veces se desee, pero cuyo contenido no puede ser modificado una vez que ya ha sido grabado. Dado que no pueden ser borrados ni regrabados, son adecuados para almacenar archivos u otros conjuntos de información invariable. [3](Ver anexo 5)

• CD-RW: posee la capacidad del CD-R con la diferencia que estos discos son regrabables lo que les da una gran ventaja. Las unidades CD-RW pueden grabar información sobre discos CD-R y CD-RW y además pueden leer discos CD-ROM y CDS de audio. Las interfaces soportadas son EIDE, SCSI y USB.[3]

• DVD-ROM: es un disco compacto con capacidad de almacen ar 4.7 GB de datos en una cara del disco, un aumento de más de 7 veces con respecto a los CD-R y CD-RW. Y esto es en una sola cara. Los futuros medios de DVD-ROM serán capaces de almacenar datos en ambas caras del disco, y usar medios de doble capa para permitir a las unidades leer hasta cuatro niveles de datos almacenados en las dos caras del disco dando como resultado una capacidad de almacenamiento de 17 GB. Las unidades DVD-ROM son capaces de leer los formatos de discos CD-R y CD-RW.  Entre las aplicaciones que aprovechan la gran capacidad de almacenamiento de los DVD-ROM tenemos las películas de larga duración y los juegos basados en DVD que ofrecen videos MPEG-2 de alta resolución, sonido inmersivo Dolby AC-3, y poderosas graficas 3D.[3] (Ver anexo 6)

• DVD-RAM: este medio tiene una capacidad de 2.6 GB en una ca ra del disco y 5.2 GB en un disco de doble cara, Los DVD-RAM son capaces de leer cualquier disco CD-R o CD-RW pero no es capaz de escribir sobre estos.    Los DVD-RAM son regrabables pero los discos no pueden ser leídos por unidades DVD-ROM.[3]

• Pc - Cards:   La norma de PCMCIA es la que define a las PC Cards. Las PC Cards pueden ser almacenamiento o tarjetas de I/O. Estas son compactas, muy fiable, y ligeras haciéndolos ideal para notebooks, palmtop, handheld y los PDAs,. Debido a su pequeño tamaño, son usadas para el almacenamiento de datos,   aplicaciones,  tarjetas de memoria, cámaras electrónicas y  teléfonos celulares. Las PC Cards tienen el tamaño de una tarjeta del crédito, pero su espesor varía. La norma de PCMCIA define tres PC Cards diferentes: Tipo I  3.3 milímetros (mm) de espesor, Tipo II son 5.0 mm espesor, y Tipo III son 10.5 mm espesor. Entre los producto más nuevos que usan PC Cards tenemos el Clik! PC Card Drive de Iomega esta unidad PC Card Tipo II la cual puede leer y escribir sobre discos Clik! de 40 MB de capacidad, esta unidad esta diseñada para trabajar con computadores portátiles con mínimo consumo de baterías, el tamaño de los discos es de 2x2 pulgadas.[3]

ESPEJO

La aplicación se llama Mirror Folders y lo que hace es una copia simétrica en otro lugar de almacenamiento (muy útil si lo hacemos en un disco duro externo). 

De esta forma cuando sincronizas las dos copias, se harán los cambios oportunos en la estructura que no se ha modificado (la del disco duro externo), para que quede igual que la que se ha modificado. 

Así no tienes que perder tiempo navegando por el entramado de carpetas, averiguando cuál es la que has añadido nueva y no cuentas aún con su copia de seguridad pertinente. Lo puedes descargar de: http://www.mirrorfolders.com/en/download/index.html. Compatible con Windows 7, Vista y XP (se requiere .NET Framework 2.0, sino lo tienes instalado, el programa pide la descarga a la web correspondiente).